En septiembre de 1999, el Gobierno español aprobó de forma urgente el Real Decreto-ley 14/1999, que estableció el primer marco legal provisional para el reconocimiento de la firma electrónica en España. Este paso abrió el camino a una regulación más completa, consolidada en la Ley 59/2003, y desde entonces, la firma electrónica se ha convertido en uno de los sistemas de identificación más seguros y en una herramienta esencial para la digitalización de procesos, tanto en el ámbito público como en el privado.

Actualmente, su uso está extendido en sectores como la administración pública, los servicios financieros, la sanidad y la contratación laboral. De hecho, se estima que el 83% de las empresas españolas ya han incorporado la firma electrónica en sus procesos internos.

Sin embargo, a pesar de su alta adopción, el nuevo reto para las organizaciones es lograr una mayor integración de esta tecnología en sus flujos de trabajo. Se buscan soluciones que mejoren la experiencia del usuario, ofrezcan altos niveles de personalización, se integren con identidades digitales y puedan combinarse con tecnologías emergentes como la inteligencia artificial o la blockchain.

En este contexto, Lleida.net, como prestador cualificado de servicios electrónicos de confianza, trabaja estratégicamente para evolucionar su solución propia de firma electrónica Click & Sign, garantizando altos estándares de seguridad, eficiencia y personalización, y ayudando a sus clientes a optimizar costes y procesos.

Impacto de la firma electrónica en los departamentos de RR.HH.

En el ámbito de los recursos humanos, especialmente en consultoras y empresas de trabajo temporal (ETTs), la firma electrónica se ha convertido en una herramienta imprescindible para la gestión documental. Permite automatizar procesos clave, reducir tiempos de respuesta y garantizar el cumplimiento normativo en todas las etapas del ciclo de vida del empleado.

Diseñar una experiencia del empleado o candidato, exitosa es ahora más sencillo gracias a la integración de servicios basados en la nube, que aseguran seguridad, trazabilidad, eficiencia operativa y conformidad legal. En el caso de Lleida.net, estas soluciones se actualizan continuamente con nuevas funcionalidades, sin interrupciones ni impacto para el cliente. Desde la recogida de autorizaciones para el tratamiento de datos personales (de acuerdo con la LOPDGDD y el RGPD), hasta la firma de contratos laborales, finiquitos, o documentos fiscales como los justificantes de retención de IRPF, todos estos procesos pueden realizarse de forma 100 % digital, con validez legal y máxima comodidad para la empresa y el empleado.

Los beneficios de la firma electrónica en contratos laborales

La firma electrónica, al igual que la rúbrica tradicional, tiene validez legal y expresa la conformidad de los firmantes con el contenido del documento firmado.

• Ahorro de tiempo y minimización de errores humanos

Los procesos de firma electrónica son significativamente más ágiles que los métodos tradicionales de impresión, firma manual y escaneo. Esta eficiencia acelera los tiempos de contratación y optimiza la gestión de documentos laborales.

⏱️ El 78% de los firmantes accede a la página de firma en menos de una hora.

• Validez jurídica en el marco normativo laboral y mayor seguridad

La firma electrónica brinda un nivel superior de protección a los acuerdos frente a la rúbrica convencional.

Proporciona un seguimiento íntegro de todo el procedimiento mediante pruebas electrónicas. Asimismo, posibilita la verificación de la identidad del firmante y asegura que el contenido del documento no ha sido alterado.

• Satisfacción del equipo y buena imagen de empresa

El enfoque en la innovación y la eficiencia demuestra al equipo que la organización está a la vanguardia de las mejores prácticas.

• Gestión interna más eficiente

Con Click & Sign, puedes asignar roles personalizados con distintos niveles de acceso según el perfil de cada usuario, siguiendo así, la organización interna de tu equipo. 

• Seguimiento del proceso, almacenamiento digital y gestión inteligente de documentación

Click & Sign permite un seguimiento en tiempo real de los procesos de firma, garantizando cumplimiento y registros precisos.

Todos los documentos se almacenan de forma segura junto con la documentación solicitada si así se ha configurado (DNI, pasaporte, certificados, etc.). Si se utilizan PDFs editables, también almacenamos de manera automática los datos introducidos. La documentación queda centralizada, accesible en todo momento y custodiada por 5 años (ampliable según necesidad).

¿Es legal firmar contratos laborales con firma electrónica?

Sí, la firma electrónica es legal y vinculante en Europa y en España, siempre que cumpla con el Reglamento eIDAS (UE 910/2014) y la Ley 6/2020 de servicios electrónicos de confianza. Los servicios de Lleida.net se ajustan estrictamente a este marco normativo vigente, garantizando que, en cada transacción, se respeten los criterios de seguridad, interoperabilidad y validez tanto nacional como internacional.

>> Contacta con nosotros si necesitas más información

¿Es legal la firma electrónica en el resto del mundo?

Sí, la firma electrónica es legal en la mayoría de los países del mundo, aunque la normativa aplicable puede variar según la jurisdicción. Nuestras soluciones están reconocidas en más de 100 países, lo que permite realizar envíos internacionales con plena seguridad y sin barreras legales.

>> Consulta aquí la validez de la firma electrónica por país

Tipos de firma electrónica: cuál elegir y por qué

El Reglamento eIDAS define tres niveles de firma electrónica, con distintos grados de seguridad y validez legal. Click & Sign ofrece todas las modalidades, adaptadas al nivel de garantía que requiera tu negocio.

Diseña un flujo de firma a tu medida: cuanto más alto es el nivel de firma, más evidencias se generan y mayor es su fuerza probatoria. Sin embargo, esto también puede dificultar la experiencia del usuario. A la hora de escoger, lo importante es no imponer requisitos superiores a los indispensables.

Firma electrónica simple (SES)

✔Ideal para procesos de bajo riesgo o documentación interna.

 ✔Bajo nivel probatorio.

Firma electrónica avanzada (AES)

✔ Garantiza identidad y vinculación con el firmante.

✔ La firma con código de un solo uso (OTP) ofrece una capa adicional de seguridad al incorporar un mecanismo de verificación extra. La persona responsable de la firma recibe un código único, enviado a través de correo electrónico, SMS o WhatsApp certificado. Este código debe ingresarse para completar el proceso de firma, garantizando así la autenticidad de la identidad del firmante.

Firma electrónica cualificada (QES)

✔ Equivalente a una firma autógrafa.

✔ La firma se crea mediante un dispositivo cualificado de creación de firmas electrónicas y requiere de un certificado digital cualificado.

?‍⚖️ Uso en entornos de alta seguridad legal.

Robustez en la seguridad y en la evidencia probatoria

El sistema de Lleida.net incorpora mecanismos de autenticación, integridad y no repudio, que garantizan tanto la inalterabilidad del documento firmado como la identificación inequívoca del firmante.

Cada proceso genera un documento de evidencias, donde se registran todos los eventos ocurridos durante la firma. Este documento, firmado con un certificado digital y protegido con un sello de tiempo, asegura su autenticidad e integridad desde el momento de su creación y durante toda su custodia.

El certificado actúa como prueba electrónica privada, aportando evidencias sólidas que, en caso de litigio, permiten demostrar la autenticidad del proceso de firma. Además, el sellado de tiempo refuerza la validez y longevidad de la firma incluso con el paso de los años.

Automatización con seguridad jurídica

Cada vez más empresas optan por soluciones 100% en la nube, en vez de instalar herramientas de forma local. Esto les permite aprovechar mayor adaptabilidad, costes reducidos y actualizaciones automáticas sin impacto en sus equipos de IT.

Los servicios de Lleida.net pueden activarse el mismo día y disponen de APIs que facilitan su integración con ERP, CRM u otros sistemas de gestión. Además, se incorporan de forma continua nuevas funcionalidades, basadas en las necesidades de los clientes, garantizando mejoras constantes sin interrupciones ni cambios visibles para el usuario final.

¿Cómo se firma un contrato de trabajo con firma electrónica?

Los contratos se pueden enviar por correo electrónico, SMS o WhatsApp certificado. La persona encargada de enviarlos puede hacerlo directamente desde el back office, o automatizar el proceso utilizando las APIs del servicio.

¿Cómo recibe la documentación la persona destinataria para firmarla?

La persona destinataria recibe el contrato por correo electrónico, SMS o WhatsApp y es redirigida a la página de firma. No se requiere registro previo ni descargar software adicional. También puede integrarse en tu entorno web sin necesidad de esta solicitud de firma inicial. La firma se puede realizar desde dispositivo móvil, tableta o PC, al instante.

¿Se puede enviar a firmar un documento por varias personas al mismo tiempo?

Sí. La herramienta permite diseñar el flujo de firma, configurando firmas jerárquicas, solidarias o en paralelo y estableciendo el tipo de firma que corresponda a cada destinatario.

Además, los envíos también pueden ser masivos, enviando el mismo documento a diferentes firmantes individualmente.

¿Puedo utilizar formularios y enviar PDF editables?

Sí, la persona firmante puede rellenar los campos necesarios y firmar. La herramienta permite pre-rellenar campos en un PDF editable y hacerlos obligatorios. Todos los datos completados se pueden exportar en un archivo CSV para facilitar su gestión.

Click & Automate, permite la configuración de formularios y la posibilidad de creación de un flujo a medida sin desarrollo.

>> Solicita más detalles y empieza hoy mismo

¿Qué niveles de personalización permite la herramienta de firma electrónica de Lleida.net?

Permite un alto grado de personalización, desde el diseño visual de los correos electrónicos hasta los colores corporativos y la verificación de los remitentes, logos e incluso el dominio de envío.

Contacta con nuestro equipo de ventas para conocer todas las opciones disponibles y adaptar la solución a la identidad de tu organización.

¿Además de la firma electrónica puedo utilizar las notificaciones certificadas en RR.HH.?

Sí, para certificar el envío, la recepción y la apertura de un correo electrónico o SMS. Es el equivalente al burofax postal tradicional.

Servicios clave para la digitalización de RR.HH

Con los servicios de Lleida.net podrás digitalizar fácilmente todos los procesos y documentación que necesitas en cada etapa del ciclo laboral: desde la recopilación de datos, la comunicación con tu equipo, hasta la gestión y el archivo seguro de la información.

? Descarga la guía exclusiva para digitalizar Recursos Humanos y descubre cómo optimizar tus procesos con la tecnología de Lleida.net.

La reciente Ley Orgánica 1/2025 (LO 1/2025), de medidas para la eficiencia del Servicio Público de Justicia, ha situado a los MASC (Medios Adecuados de Solución de Controversias) en el centro de la práctica jurídica española, al establecerlos como requisito previo de procedibilidad en los procesos civiles y mercantiles.

En este nuevo marco normativo, un hecho sin precedentes marca un antes y un después en la aplicación práctica de la Ley: la primera resolución de una Audiencia Provincial que valida el correo electrónico certificado como medio idóneo para acreditar un MASC.

Este Auto judicial no solo confirma la transcendencia de los MASC bajo la LO 1/2025, sino que también aporta claridad al reducir la incertidumbre jurídica que había rodeado la acreditación de los procedimientos de mediación desde la entrada en vigor de la norma.

Al reconocer el valor probatorio del correo electrónico certificado, equiparándolo al del burofax postal tradicional, la resolución lo consolida como una herramienta plenamente válida para cumplir con las exigencias legales de comunicación de ofertas vinculantes en el tráfico mercantil. Una solución más ágil y eficiente que ya aplican con éxito los clientes de Lleida.net, optimizando recursos y garantizando el cumplimiento normativo.

¿Qué son los MASC?

Los MASC (Medios Adecuados de Solución de Controversias) son mecanismos o procedimientos previos obligatorios para resolver disputas o conflictos que deben cumplirse antes de la admisión de demandas en asuntos civiles y mercantiles, incluyendo disputas con alcance internacional.  Estos métodos, que incluyen la mediación y la conciliación, promueven el diálogo, la negociación y la colaboración para que las partes involucradas puedan alcanzar acuerdos por vías pacíficas y voluntarias.

De este modo, la LO 1/2025 refuerza la importancia de la mediación previa y de otras formas de negociación activa, fomentando la resolución eficiente de conflictos y promoviendo acuerdos satisfactorios para todas las partes involucradas. Así, la normativa exige que las partes acrediten de manera fehaciente los intentos de negociación antes de recurrir a los tribunales, garantizando un proceso más ágil y colaborativo.

? ¿Quieres profundizar en este tema? Descarga el whitepaper exclusivo, donde analizamos en detalle las implicaciones de la LO 1/2025, el papel del correo electrónico certificado en los MASC y casos reales de uso.

Contexto del litigo

La demanda fue presentada por un acreedor contra una empresa deudora. El acreedor, antes de acudir a tribunales, remitió la Oferta Vinculante Confidencial (OVC) al deudor por correo electrónico certificado, con el fin de acreditar el uso de un MASC, siguiendo lo que exige la Ley Orgánica 1/2025.

No obstante, el Juzgado de lo Mercantil la inadmitió, in limine litis, por entender que no se había acreditado documentalmente en la demanda el cumplimiento del requisito previo de procedibilidad, haciéndose constar en el Auto recurrido que: «siendo que en el presente caso no consta ni el pacto expreso de empleo del correo electrónico como medio o canal usual de intercambio de comunicaciones, y tan solo consta la remisión de dos correos electrónicos por la demandante al demandado (y, como se ha reseñado, a una dirección de correo electrónico cuya titularidad resulta en todo punto desconocida)».

El primer auto judicial que reconoce un MASC por correo electrónico certificado

La Audiencia Provincial de Alicante, ha adoptado un criterio distinto al del Juzgado. En su  Auto nº 48/2025, dictado por la Sección Octava, se analiza el contenido de la Oferta Vinculante Confidencial (OVC) y se aborda si el acreedor debe o no renunciar parcialmente a su derecho de crédito.

La resolución añade expresamente que «no existe obstáculo alguno en que la forma de remisión de la oferta sea la del correo electrónico», reconociendo al correo electrónico certificado como un medio idóneo de comunicación efectiva gracias a:

• La identificación del oferente.
• La acreditación de la recepción efectiva.
• La constancia de la fecha de entrega, preservando la confidencialidad del contenido.

Este cumplimiento se considera suficiente sin necesidad de que las partes hayan pactado previamente el uso del correo electrónico como canal de comunicación, lo que refuerza la interpretación funcional y no formalista del requisito de procedibilidad.

Asimismo, la Audiencia recuerda que «las normas han de ajustarse a la realidad social del tiempo en que han de ser aplicadas » (art. 3.1 CC), subrayando que el correo electrónico constituye hoy el vehículo ordinario de comunicación en el tráfico mercantil, siempre que no haya manipulación y que la dirección electrónica utilizada pertenezca realmente a la contraparte.

En esta misma línea, el Consejo General de la Abogacía Española ha aprobado acuerdos de unificación de criterios sobre la LO 1/2025, en los que se reconoce expresamente la equiparación del correo electrónico certificado a otros medios fehacientes como el burofax. Con ello, se consolida una interpretación que privilegia la eficacia y seguridad jurídica frente a un formalismo excesivo, adaptando la práctica profesional a los usos tecnológicos actuales y ofreciendo mayor certeza a los operadores jurídicos y económicos.

El valor probatorio del correo electrónico certificado

En la actualidad, el correo electrónico certificado, se ha consolidado como un medio fehaciente de comunicación ampliamente utilizado en el ecosistema empresarial español. Su eficiencia jurídica está respaldada tanto por la normativa comunitaria como por la legislación española, siempre con la intervención de un prestador de servicios electrónicos de confianza, como es el caso de Lleida.net.

Fundamento jurídico

El uso del correo electrónico certificado encuentra amparo en un sólido marco normativo:

• Real Decreto de 24 de julio de 1889, por el que se publica el Código Civil.
• Ley Orgánica 10/1995, de 23 de noviembre, del Código Penal.
• Ley 1/2000, de 7 de enero, de Enjuiciamiento Civil (en lo relativo a la valoración de la prueba electrónica o documento electrónico).
• Ley 34/2002, de 11 de julio, de Servicios de la Sociedad de la Información y de Comercio Electrónico (LSSI).
• Ley 9/2014, de 9 de mayo, General de Telecomunicaciones.
• Ley 6/2020, de 11 de noviembre, reguladora de determinados aspectos de los Servicios Electrónicos de Confianza.

A todo ello se suma el Reglamento (UE) 910/2014 (eIDAS), de aplicación directa en todos los Estados miembros, relativo a la Identificación Electrónica y los Servicios de Confianza para las Transacciones Electrónicas en el Mercado Interior.

Este Reglamento establece expresamente que «a los datos enviados y recibidos mediante un servicio de entrega electrónica certificada no se les denegarán efectos jurídicos ni admisibilidad como prueba en procedimientos judiciales, por el mero hecho de que estén en formato electrónico o de no cumplir con los requisitos de servicio cualificado de entrega electrónica de confianza».

La jurisprudencia reciente y diversas resoluciones judiciales en España han venido reforzando esta interpretación, reconociendo la plena validez jurídica del correo electrónico certificado en el ámbito mercantil y procesal.

>> Leer preguntas frecuentes sobre comunicaciones electrónicas certificadas

El papel pionero de Lleida.net en la justicia digital

Con más de 30 años de experiencia, en Lleida.net hemos acompañado la evolución de la justicia digital y nos hemos anticipado a los desafíos que plantea la LO 1/2025, ofreciendo a nuestros clientes soluciones tecnológicas que hacen sus procesos más seguros, eficientes y legalmente vinculantes.

Nuestras herramientas de comunicaciones electrónicas fehacientes permiten a empresas, despachos profesionales e instituciones cumplir con la normativa y dotar de plena validez jurídica a sus comunicaciones.

Entre sus principales ventajas destacan:

• Identificación verificada del destinatario, garantizando la autenticidad de las partes.
• Prueba fehaciente de recepción, con evidencias verificables de la entrega.
• Encriptación de documentos PDF, asegurando la confidencialidad del contenido.
• Registro completo del proceso, con fecha, hora y trazabilidad íntegra.
• Certificación integral de la comunicación, válida en cualquier procedimiento judicial o mercantil.

>> Confía en Lleida.net para acreditar tus MASC. Contacta hoy y garantiza comunicaciones seguras y plenamente válidas.

Fuente: Economist & Jurist, Abogacía Española

Desde marzo de 2025, todos los Traductores-Intérpretes Jurados, Traductores Jurados e Intérpretes Jurados que cuenten con el título profesional correspondiente otorgado por el Ministerio de Asuntos Exteriores pueden firmar las traducciones juradas con un certificado digital cualificado, sin necesidad de sello físico.

En este artículo te explicamos en detalle qué cambios introduce esta nueva norma y cómo Lleida.net puede ayudarte a implementarlos correctamente.

Principales cambios introducidos por la Orden AUC/213/2025

En línea con el avance de la Administración electrónica, la Orden AUC/213/2025 regula el uso de la firma electrónica en el proceso de remisión de trabajos de traducción e interpretación jurada. Esta medida permite que la totalidad del procedimiento —desde el envío hasta la certificación y el archivo de las traducciones— se realice íntegramente por medios electrónicos.

Estos son los principales cambios introducidos por la normativa:

• Los traductores podrán firmar sus traducciones mediante un certificado digital cualificado de persona física, lo que equivale a una firma electrónica cualificada, en sustitución de la tradicional firma manuscrita. La firma electrónica, tal y como se especifica en la norma, incluye la marca digital que permite identificar de forma única e inequívoca al firmante, al contener su nombre completo y el número de identificación personal del traductor o intérprete en el país del prestador de servicios de confianza emisor del certificado.

• De manera opcional, la firma electrónica podrá incluir, adicionalmente a los datos electrónicos, una marca visual generada por la aplicación de firma que contenga los datos identificativos.

• La firma electrónica deberá realizarse sobre la totalidad del documento generado, que comprenderá el documento a partir del cual se ha efectuado la traducción (denominado, a estos efectos, el original) y la propia traducción.

• El sello físico se reemplaza por un recuadro que incluye el nombre y los apellidos del traductor o intérprete jurado, su número de registro y el idioma para el que está habilitado, ajustándose a los modelos indicados en los anexos I, II y III del BOE. Este recuadro debe firmarse junto al resto del documento.

• Deberá incorporarse la misma fórmula de certificación utilizada hasta ahora, mediante la cual se deja constancia de la fidelidad y completitud de la traducción jurada

¿Cómo puede ayudarte Lleida.net con tus traducciones juradas con firma electrónica?

Lleida.net es un Prestador Cualificado de Servicios de Confianza, acreditado bajo el Reglamento eIDAS en Europa y reconocido por organismos como ONAC (Colombia), INDECOPI (Perú) e INDOTEL (República Dominicana). Esta acreditación internacional le permite emitir certificados digitales con plena validez legal tanto en Europa como en América Latina.

Uno de los principales beneficios de Lleida.net es que los certificados digitales pueden obtenerse completamente en línea, sin necesidad de desplazarse físicamente ni acudir a oficinas para validar la identidad del suscriptor. Gracias a un proceso 100 % remoto y seguro, cualquier profesional puede adquirir su certificado digital directamente desde la web.

Además, estos certificados centralizados se almacenan en la nube, en lugar de descargarse localmente en un dispositivo, lo que incrementa su protección frente a accesos no autorizados o pérdidas. Gracias a este sistema y a la aplicación de estrictos protocolos de seguridad, es posible firmar documentos electrónicamente con plenas garantías jurídicas, incluyendo la realización de firmas electrónicas cualificadas conforme al Reglamento eIDAS.

>> Consigue tu certificado digital centralizado aquí

Envío seguro y certificado de documentación

Lleida.net también pone a disposición herramientas avanzadas de notificación electrónica certificada, como el correo electrónico certificado, el SMS certificado o incluso WhatsApp certificado, utilizando la herramienta Openum. Estos canales permiten enviar documentación de forma segura, protegida con códigos de acceso si se desea, y con plena trazabilidad del proceso.

El sistema no solo garantiza la entrega, sino que también permite saber exactamente cuándo el destinatario ha recibido y abierto la comunicación. De este modo, las notificaciones adquieren valor probatorio, equiparable al del burofax postal.

¿Cómo verificar la autenticidad de una traducción jurada con firma electrónica?

Para comprobar si una traducción jurada firmada electrónicamente es auténtica y válida legalmente, puedes utilizar el Verificador Universal de Documentos Firmados. Es una herramienta de Lleida.net que valida firmas electrónicas aplicadas a cualquier tipo de archivo (XAdES, CAdES, PAdES, Facturae, UBL…) de forma automatizada y en profundidad. Analiza todos los aspectos técnicos y legales de la firma y genera un informe de validación completo, con valor legal, que puede utilizarse como prueba ante terceros.

>> Solicitar una demo

¿Puedo seguir utilizando el método tradicional?

Sí, según la normativa vigente, la certificación de las actuaciones mediante firma electrónica puede sustituir, pero no excluye ni invalida, la certificación mediante firma manuscrita y sello físico. Es decir, ambos métodos son válidos legalmente.

No obstante, se recomienda utilizar la firma electrónica, dado que aporta importantes ventajas:

• Agiliza los procesos, al eliminar la necesidad de envíos postales y reducir los tiempos de tramitación.

• Permite que el destinatario reciba la documentación de forma inmediata.

• Garantiza la autenticidad e integridad de la traducción jurada, aumentando su seguridad jurídica.

Adaptarse a este modelo digital no solo mejora la eficiencia operativa, sino que también alinea la actividad profesional con los estándares actuales de la Administración electrónica.

>> Si deseas más información o necesitas ayuda para dar el paso hacia la firma electrónica y la notificación certificada, no dudes en contactarnos.

Estamos aquí para acompañarte en tu transformación digital.